jueves, 25 de octubre de 2012

Planificación II: organización del tiempo


Antes de continuar con la planificación propiamente dicha, quiero entrar en otra cuestión íntimamente relacionada, que es la organización del tiempo. Buscamos mejorar la eficiencia, entendida como la obtención de resultados con el menor gasto posible, e incrementar la eficacia, entendida como la consecución de los objetivos concretos pretendidos.

¿Por qué antes de entrar en la forma de planificar, de elaborar el plan de viaje? Porque creo que es necesario previamente conocernos en este sentido, saber de cuanto tiempo disponemos, cuanto tiempo somos capaces de dedicar a una tarea, cuales son las actividades que nos hacen perder el tiempo (es decir, que cosas no queremos hacer y no deberíamos hacer, pero sin embargo hacemos). Solo entonces seremos capaces de formular una planificación adecuada, y de programar plazos para las tareas y objetivos que nos marquemos.

También sería bueno conocer, en este punto, nuestra capacidad de concentración, algo que ya se ha tratado en una entrada anterior.

En todo caso es importante tener en cuenta que las herramientas que se proponen es este blog son herramientas generales, que cada uno puede y debe ajustar a su manera de ser. Solo entonces os funcionarán.

Y es que las rutinas generalizadas no valen para todos, es necesario adaptarlas a nosotros. Por ejemplo, después de 48 años de convivencia conmigo mismo, me he dado cuenta de que no siempre trabajo igual. Cuando tengo mucho tiempo, y poco trabajo, suelo adormecerme, “rindo” menos. Sin embargo cuando tengo alrededor un buen número de tareas, cuando tengo “presión”, trabajo más y mejor. Es una cuestión de personalidad.

Lo que suelo hacer, entonces, para mejorar mi rendimiento, es buscarme tareas.

Por qué unas veces funcionamos mejor, y sobre todo, por qué no conseguimos “rendir” bien.

Las pérdidas de tiempo y las interrupciones son culpables de una disminución de eficacia, de la no consecución completa de los objetivos pretendidos, pero sobre todo son causa de pérdida de eficiencia, especialmente de eficiencia temporal. Por lo tanto esta será nuestra primera tarea, detectar las causas de pérdida de tiempo en nuestro día a día. Hay causas de pérdida de tiempo externas (llamadas de teléfono, visitantes, reuniones, niños, compras, cocina o limpieza de la casa), pero también internas (mejorable establecimiento de prioridades, plan de trabajo cotidiano, falta de orden, pereza, falta de fechas interiores de cumplimiento de objetivos, etc).

Hay dos leyes que rigen el uso del tiempo en el trabajo, la Ley de Pareto que dice que el 80% del trabajo se realizará en el 20 % del tiempo y la Ley de Párkingson, que dice que el trabajo se expandirá hasta ocupar el total del tiempo disponible para realizarlo. Es decir, el 80 % del trabajo lo cumpliremos en el 20 % del tiempo final, si no planificamos bien y cumplimos lo planificado.

Un medio de determinar cuanto y cuando aparecen estas interrupciones o pérdidas de tiempo es hacer un cronograma de un o dos días. Para ello elaboramos un cuadro de doble entrada como el que sigue, por ejemplo:





Como se ve se han establecido intervalos de un cuarto de hora, si bien intervalos de media hora también pueden ser relevantes en función de la tarea que se realice.

Las horas pueden adecuarse en estudiantes al tiempo empleado en su trabajo, no necesariamente todo el día, aunque un horario completo nos dará un cuadro de tiempos en los cuales el rendimiento es alto y se pueden emplear en estudiar. En cualquier caso en las celdas de la derecha se ingresarán las actividades que se realicen en cada momento, habiéndose establecido la posibilidad de simultanear tareas, o bien de describir en una de las celdas las interrupciones que existan en ese momento a la tarea realizada.

Entiéndase que cuando se habla de actividades no se trata de las concretas tareas de trabajo, sino de la actividad que se realice, incluyendo las pérdidas de tiempo, lectura del horóscopo del periódico, navegación ociosa por internet, jugar al solitario, etc.

Se trata de analizar un día (o más de uno) cualquiera, pero no de buscar un “día medio”, que difícilmente existirá. Por eso es mejor tomar el día inmediatamente anterior al que se vaya a hacer el análisis, o si se quiere, rellenar el cuadro en el momento. Solamente se descartará el día si es extremadamente diferente respecto de la normalidad percibida. De este modo se consigue un escenario de situaciones de “pérdida de tiempo”, y de este modo se consigue mejorar en este aspecto.

Las actividades realizadas se dividirán en dos categorías, en un primer momento: cotidianas o excepcionales.

Después, especialmente para las actividades cotidianas, distinguiremos aquellas que constituyen interrupciones, pérdidas de tiempo o actividades no necesarias, de las tareas de trabajo o estudio que sí resultan relevantes para la consecución de nuestros objetivos.

En estas actividades relevantes haremos dos tipos de marcas para poder priorizarlas: aquellas que son urgentes, es decir, que o se hacen en un momento determinado o ya no se podrán hacer, y aquellas que son importantes para nuestros objetivos o en nuestro trabajo. Se conforman así cuatro categorías: las urgentes y necesarias, las urgentes pero no necesarias, las necesarias pero no urgentes, y las ni necesarias ni urgentes.

Se busca focalizar el esfuerzo allí donde hace falta, disminuyendo el tiempo dedicado a otras cuestiones menos importantes o relevantes. La priorización de las actividades es la siguiente: 1º Urgentes Y necesarias, 2º Necesarias, 3º urgentes y no necesarias, 4º ni necesarias ni urgentes. De este modo se dedica el tiempo a aquello que es importante, evitando que aquello que no es ni necesario ni importante nos reste tiempo de trabajo.

Para encontrar qué tareas son relevantes, importantes o urgentes, basta con hacerse las siguientes preguntas:

            ¿Hace falta hacerlo?

            ¿Por qué hace o no hace falta?

            ¿Puedo hacerlo en otro momento?

            ¿Puedo hacerlo a la vez que otra cosa?

            ¿Hay una forma más sencilla de hacerlo?

Son preguntas que yo me hago, tal vez a vosotros os vendrían mejor otras, adaptadas a lo que pensáis o necesitáis.

¿Os parece útil esta entrada? ¿Hay algo más que queráis saber? ¿Hay algún punto que queráis aclarar? No dudéis en escribir los comentarios que os parezcan oportunos, o bien enviadme un correo a gabinete.sumar@gmail.com