EFICIENCIA, EFICACIA Y USO DEL TIEMPO

El tiempo no se pierde, pasa, y a veces se emplea en hacer cosas.

Lo que sucede es que a veces empleamos el tiempo disponible en asuntos que luego nos producen remordimientos, o sensación de haberlo empleado mal. Pero eso no significa que lo hayamos perdido.

Y esa sensación aparece tanto en el tiempo que dedicamos al ocio, como el que dedicamos al trabajo.

Somos libres del todo en emplear el tiempo de ocio en lo que queramos: estar con la familia, con los amigos, leer, hacer deporte, meditar, dormir, soñar... Es tiempo de descanso.

También somos libres (siempre) de dedicar el tiempo de trabajo a lo que queramos... lo que sucede entonces es que tal vez nuestro jefe no acepte usos que no estén relacionados con la tarea. O lo que es pero, que nosotros mismos no aceptemos el uso que estamos dando al tiempo de trabajo.

EL TIEMPO NO SE PIERDE,

PASA

Y A VECES SE EMPLEA EN HACER COSAS

Cuando además hay muchas tareas por hacer, no se completan todas y además tenemos la sensación de no haber empleado el tiempo adecuadamente, entonces aparece ese remordimiento, ese malestar de haber perdido el tiempo.

Pero... por qué tenemos esa sensación, por qué no nos sentimos capaces de emplear todo el tiempo en nuestro trabajo.

Hay muchos elementos en juego.

Por ejemplo la motivación para actuar, el cansancio del día o acumulado, la capacidad de mantener la atención y la concentración en la tarea. De todos estos aspectos he escrito con anterioridad en el Blog.

Hoy hablaré de eficiencia y eficacia.

Eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto deseado, es decir, somos eficaces si conseguimos nuestros objetivos laborales, vitales...

Eficiencia es la capacidad para realizar o cumplir adecuadamente una función, es decir, somos eficientes si alcanzamos nuestros objetivos con el menor gasto posible.

Si mi meta es andar diez kilómetros, soy eficaz si los he andado, pero si he tardado tres días no he sido eficiente en el uso del tiempo.

En las empresas se busca alcanzar objetivos, olvidando a veces el concepto de eficiencia.

Porque efectivamente podemos hacer el trabajo mal, bien, muy bien o "perfecto". Aquellas personas que se empeñan en que todo quede perfecto, sin ningún error de ningún tipo, sin fallos, absolutamente limpio, completamente ordenado... no son eficientes, aunque sean eficaces.

Claro que depende de la tarea, pero a partir de un punto de corrección, el tiempo empleado en perfeccionar el trabajo es muy alto en comparación con el resultado obtenido. Se llama curva de la eficacia.

Y como decía en la entrada anterior, todo va de decidir: para que el empleo del tiempo de trabajo sea eficaz y eficiente, es necesario DECIDIR antes cuales son los objetivos, y DECIDIR los indicadores que nos señalarán cuando se han alcanzado, aunque no se haya alcanzado perfectamente.

Supongamos que el trabajo de la próxima semana es determinar en nuestra empresa un nuevo ámbito de trabajo. Se trata de decidir los límites del nuevo servicio o del equipamiento que podemos ofrecer, su precio, el modo de entregarlo, el tiempo que se tardará en ponerlo a disposición del cliente una vez que acepte adquirirlo, el servicio post-venta que queremos darle...

Todo son decisiones.

Si queremos que el trabajo sea perfecto, tendremos que evaluar cada una de las posibilidades de cada una de las aristas de la oferta. Y son seguramente muchas.

Si queremos que el trabajo sea eficaz necesitamos determinar un límite de tiempo para acabarlo, y aceptar un grado de incertidumbre en el resultado, y aceptar que podemos mejorar ese trabajo en el futuro.

GESTIÓN DEL TIEMPO

O cómo ser más eficaces

Vuelvo a escribir después de mucho tiempo.

Y precisamente del uso del tiempo voy a hablar hoy, volviendo a los orígenes de SUMAR, que son el aprendizaje y la mejora del rendimiento.

Y es que el tiempo no se pierde, no se evapora, sino que se emplea en aquello que en cada momento se decide.

El tiempo empleado en descansar no es tiempo perdido, como tampoco lo es el dedicado al ocio. Cada persona decide a qué dedicar su tiempo.

          Al final, todo va de decidir

Si decides dedicarlo a acciones que no contribuyen a tus objetivos, entonces tal vez tengas la sensación de perder el tiempo.

Cuando se trata de trabajo o de estudios, ese empleo del tiempo puede ser eficaz o no.

Será eficaz si alcanzamos los objetivos propuestos, pero para ello primero tendremos que definir las metas que queramos alcanzar, ya sea en el día, en la semana, o en el periodo de tiempo que decidamos.

Porque al final todo va de decidir.

Decidir la meta

Esta es la primera tarea que debemos hacer.

Porque si no conocemos nuestro objetivo, si no hemos decidido qué hacer en la vida, en el trabajo, en el día, no seremos capaces de ordenar un camino para alcanzarlo.

Así que, emplea tiempo en pensar cuál es tu objetivo, dónde quieres ir, antes de empezar a andar.

Decidir cada día cuáles son tus objetivos, laborales o de estudio, o bien planificar y programar las tareas a realizar en el periodo de tiempo que establezcas.

Decidir que es urgente e importante

En un día normal de trabajo, o de estudio, se emplea tiempo muchas veces en cosas que no tienen nada que ver con el objetivo marcado. A veces creyendo que esa tarea a la que dedicamos tiempo es importante o urgente, otras veces, por pereza, se busca alguna distracción, y otras veces simplemente es falta de organización.

Definido el objetivo, dentro de una jornada de trabajo, podemos dedicar algún tiempo a establecer qué es más importante, qué es urgente, y qué es secundario, es decir lo que puedo hacer otro día.

Una tarea es importante si influye en que alcancemos nuestra meta o no. Y es tanto más importante cuanto más decisiva es.

Por ejemplo, si nuestro objetivo es iniciar un negocio, es importante hacer un estudio de mercado del objeto de nuestro negocio, para ver si el producto o servicio que vamos a vender tiene cabida en ese mercado. Si tiene posibilidad de ventas en una zona geográfica determinada, entonces será importante encontrar locales en esa zona, pero de nada sirve encontrar un buen local si antes no tenemos la seguridad de poder vender ese producto o servicio en esa zona.

Una tarea es urgente si tiene límite temporal, es decir, si solamente tiene sentido hacerla antes de que llegue un momento del día o de la semana.

Por ejemplo, llamar a un restaurante para reservar mesa para comer es urgente por la mañana, pues o se hace antes de la comida o ya no tendrá sentido.

La pregunta entonces es ¿y si no llamo tiene repercusión en mi meta?

Depende de la respuesta que cada uno dé a esa pregunta, la tarea puede resultar importante o no, y por tanto, si es urgente además, debe hacerse en primer lugar.

Decididas cuales de las tareas son importantes y urgentes, realizaremos primero las más decisivas, las más importantes y urgentes, después las importantes aunque no sean urgentes, y aquello que sea urgente, pero no sea importante se deja para el final, o se hace en momentos programados de descanso.

La agenda

Para que la programación del día sea eficaz, es interesante conocernos a nosotros mismos, nuestra capacidad de mantener la concentración en las tareas, y el tiempo que dedicamos a cada una de las rutinas diarias. Con estos datos podemos establecer una agenda.

Primero podemos hacer una lista de todo lo que hayamos decidido hacer en la jornada de trabajo.

Segundo conviene separar lo importante, lo que tiene influencia en nuestra meta, de lo que no lo es, por muy urgente que parezca (por ejemplo contestar al WhatsApp del grupo de futbol no es importante, y seguramente tampoco es urgente, por muchas veces que suene el teléfono).

Después podremos colocar cada tarea en función del tiempo disponible, y de lo urgente que sea.

Al final de la jornada podremos comparar el tiempo que pensábamos dedicar a cada tarea con el realmente empleado. Además es interesante chequear cuantas de las tareas importantes se han acabado.

En futuras entradas veremos más cuestiones sobre la gestión del tiempo, como el rendimiento en función del cansancio, las leyes del tiempo, posponer, postergar y procastinar, cuáles son tus ladrones de tiempo.

Más información sobre Cursos de Gestión del Tiempo en www.gabinetesumar.com