Planificación III: Preparación, acción, finalización

Vamos a continuar con esto de la planificación, de la organización para alcanzar los objetivos que nos propongamos.

Recordemos las etapas de la planificación:

1ª Decisión:

   - Herramienta: hoja de objetivos.

   - Preguntas: qué, por qué, qué mejorará en mi vida, a qué debo renunciar; cómo, fases, plazos.

2ª Preparación:

   - Herramienta: hoja de “nube” (esto es una hoja en blanco en la que iremos escribiendo - yo lo hago a mano - todo lo que se nos ocurra en relación con el objetivo que queremos conseguir) y Cuadro de programa.

   - Desglose de objetivos, plazos.

   - Recompensas para cada paso dado.

   - Marcar el día de comienzo de cada fase.

3ª Acción:

   - Herramienta: Cuadro de programa con plazos, otorgarse recompensas.

   - Visualizar acción, durante una sesión de programación en relajación.

   - Afirmaciones positivas escritas según se avanza

   - Actuar…

4ª Mantenimiento y Finalización.

   - Herramienta: autodisciplina.

   - Objetivo cumplido ¿? Comprobar que coincide con la Visión.

La fase de Preparación es la planificación tradicional, lo que todos entendemos por planificar, es decir, hacer un plan.

Ya hemos decidido, preferentemente en función de intereses vitales y de crecimiento, cual es nuestra meta, el objetivo que nos llevará a la Visión.

Para que no se quede ninguna trarea relevante sin analizar, lo que yo hago es coger una hoja en blanco y escribir todo lo que se me ocurre en relación con el objetivo, todas las tareas que creo que tendré que hacer, y respecto de estas (o de los subobjetivos secuenciales que tenga que ir cumpliendo) voy escribiendo todos los conocimientos que tendré que adquirir o poseer y todas las acciones que se me ocurren útiles para alcanzar el objetiva.

Después se establecen qué acciones cumplirán los objetivos marcados, cuáles son las etapas que se deben ir cumpliendo, cómo ir adquiriendo conocimientos relevantes.

Cada acción debe ir encaminada a cumplir una meta. Para cada tarea, para cada acción se establece un principio y un fin, dentro de los plazos dados para los subobjetivos.

Algunas tareas pueden estar superpuestas en cuanto a los plazos, dependiendo de cuales son los subobjetivos a los que atienden. Conviene que las tareas sigan un orden sucesivo.

De este modo se elaborará un plan de viaje, con definición de las etapas a corto, medio y largo plazo. Es muy importante definir los plazos y los objetivos de forma realista, que sean posibles, pero desafiantes. Marca fechas de comienzo de las tareas, dejando tiempo para realizarlas, sin que sea excesivo (principio de Parkingson).

Así las cosas se establecen tres tipos de plazos: largo, medio y corto. El primero para las metas, el segundo para los subobjetivos, y el tercero para cada una de las tareas a realizar para cumplir los objetivos a medio plazo.

Dentro de la planificación, y teniendo en cuenta todos los objetivos y ocupaciones, es conveniente establecer un horario, una rutina de trabajo. Para una buena planificación conviene seguir cuatro ideas: realismo en el plan de trabajo, dotar al plan de flexibilidad, mayor en la planificación diaria que en la semanal para corregir desajustes diarios. Constancia, asignando una dedicación diaria o semanal a las tareas más relevantes. Por último feedback, revisión de objetivos cumplidos, otorgándose uno mismo premios o recompensas en función de su cumplimiento.

Recuerda que el plan de viaje hay que fijarlo una vez, y luego mantenerlo. Flexibilidad no significa revisarlo cada día, ajustándolo a diario porque no se cumplieron los objetivos marcados. Formule las tareas y objetivos diarios y semanales de forma adecuada a su tiempo real, y a sus fuerzas reales, de forma que supongan un desafío, pero no una proeza.

También es interesante incluir recompensas para la finalización de cada tarea.

La siguiente etapa, es la acción, el cumplimiento continuado de las tareas y acciones que nos hemos propuesto. Para mantenerse están bien las recompensas de las que hemos hablado.

La última etapa es la finalización, el momento en el que la situación actual es la Visión que hemos tenido.

Yo suelo utilizar unos cuadros hechos a mi gusto.

Por ejemplo elaboré un plan para desarrollar este gabinete, plan entre cuyas tareas se encuentra la de elaborar un blog, y la de elaborar una página Web para contactar con mis pupilos de forma que además de las sesiones presenciales podamos mantener un contacto virtual, y más continuo.

También tengo pendiente, con vistas a ese gabinete virtual, aprender a emplear las herramientas de la nube para subir las herramientas que he ido elaborando a lo largo de este tiempo. Cuando haya aprendido prometo poner un enlace para que accedáis a estas herramientas.

Como siempre, si tenéis dudas o necesitáis ayuda para aplicar de forma práctica lo que cuento de forma teórica, no dudéis en hacer comentarios a continuación, o enviar un mensaje a gabinete.sumar@gmail.com

Planificación II: organización del tiempo

Antes de continuar con la planificación propiamente dicha, quiero entrar en otra cuestión íntimamente relacionada, que es la organización del tiempo. Buscamos mejorar la eficiencia, entendida como la obtención de resultados con el menor gasto posible, e incrementar la eficacia, entendida como la consecución de los objetivos concretos pretendidos.

¿Por qué antes de entrar en la forma de planificar, de elaborar el plan de viaje? Porque creo que es necesario previamente conocernos en este sentido, saber de cuanto tiempo disponemos, cuanto tiempo somos capaces de dedicar a una tarea, cuales son las actividades que nos hacen perder el tiempo (es decir, que cosas no queremos hacer y no deberíamos hacer, pero sin embargo hacemos). Solo entonces seremos capaces de formular una planificación adecuada, y de programar plazos para las tareas y objetivos que nos marquemos.

También sería bueno conocer, en este punto, nuestra capacidad de concentración, algo que ya se ha tratado en una entrada anterior.

En todo caso es importante tener en cuenta que las herramientas que se proponen es este blog son herramientas generales, que cada uno puede y debe ajustar a su manera de ser. Solo entonces os funcionarán.

Y es que las rutinas generalizadas no valen para todos, es necesario adaptarlas a nosotros. Por ejemplo, después de 48 años de convivencia conmigo mismo, me he dado cuenta de que no siempre trabajo igual. Cuando tengo mucho tiempo, y poco trabajo, suelo adormecerme, “rindo” menos. Sin embargo cuando tengo alrededor un buen número de tareas, cuando tengo “presión”, trabajo más y mejor. Es una cuestión de personalidad.

Lo que suelo hacer, entonces, para mejorar mi rendimiento, es buscarme tareas.

Por qué unas veces funcionamos mejor, y sobre todo, por qué no conseguimos “rendir” bien.

Las pérdidas de tiempo y las interrupciones son culpables de una disminución de eficacia, de la no consecución completa de los objetivos pretendidos, pero sobre todo son causa de pérdida de eficiencia, especialmente de eficiencia temporal. Por lo tanto esta será nuestra primera tarea, detectar las causas de pérdida de tiempo en nuestro día a día. Hay causas de pérdida de tiempo externas (llamadas de teléfono, visitantes, reuniones, niños, compras, cocina o limpieza de la casa), pero también internas (mejorable establecimiento de prioridades, plan de trabajo cotidiano, falta de orden, pereza, falta de fechas interiores de cumplimiento de objetivos, etc).

Hay dos leyes que rigen el uso del tiempo en el trabajo, la Ley de Pareto que dice que el 80% del trabajo se realizará en el 20 % del tiempo y la Ley de Párkingson, que dice que el trabajo se expandirá hasta ocupar el total del tiempo disponible para realizarlo. Es decir, el 80 % del trabajo lo cumpliremos en el 20 % del tiempo final, si no planificamos bien y cumplimos lo planificado.

Un medio de determinar cuanto y cuando aparecen estas interrupciones o pérdidas de tiempo es hacer un cronograma de un o dos días. Para ello elaboramos un cuadro de doble entrada como el que sigue, por ejemplo:

Como se ve se han establecido intervalos de un cuarto de hora, si bien intervalos de media hora también pueden ser relevantes en función de la tarea que se realice.

Las horas pueden adecuarse en estudiantes al tiempo empleado en su trabajo, no necesariamente todo el día, aunque un horario completo nos dará un cuadro de tiempos en los cuales el rendimiento es alto y se pueden emplear en estudiar. En cualquier caso en las celdas de la derecha se ingresarán las actividades que se realicen en cada momento, habiéndose establecido la posibilidad de simultanear tareas, o bien de describir en una de las celdas las interrupciones que existan en ese momento a la tarea realizada.

Entiéndase que cuando se habla de actividades no se trata de las concretas tareas de trabajo, sino de la actividad que se realice, incluyendo las pérdidas de tiempo, lectura del horóscopo del periódico, navegación ociosa por internet, jugar al solitario, etc.

Se trata de analizar un día (o más de uno) cualquiera, pero no de buscar un “día medio”, que difícilmente existirá. Por eso es mejor tomar el día inmediatamente anterior al que se vaya a hacer el análisis, o si se quiere, rellenar el cuadro en el momento. Solamente se descartará el día si es extremadamente diferente respecto de la normalidad percibida. De este modo se consigue un escenario de situaciones de “pérdida de tiempo”, y de este modo se consigue mejorar en este aspecto.

Las actividades realizadas se dividirán en dos categorías, en un primer momento: cotidianas o excepcionales.

Después, especialmente para las actividades cotidianas, distinguiremos aquellas que constituyen interrupciones, pérdidas de tiempo o actividades no necesarias, de las tareas de trabajo o estudio que sí resultan relevantes para la consecución de nuestros objetivos.

En estas actividades relevantes haremos dos tipos de marcas para poder priorizarlas: aquellas que son urgentes, es decir, que o se hacen en un momento determinado o ya no se podrán hacer, y aquellas que son importantes para nuestros objetivos o en nuestro trabajo. Se conforman así cuatro categorías: las urgentes y necesarias, las urgentes pero no necesarias, las necesarias pero no urgentes, y las ni necesarias ni urgentes.

Se busca focalizar el esfuerzo allí donde hace falta, disminuyendo el tiempo dedicado a otras cuestiones menos importantes o relevantes. La priorización de las actividades es la siguiente: 1º Urgentes Y necesarias, 2º Necesarias, 3º urgentes y no necesarias, 4º ni necesarias ni urgentes. De este modo se dedica el tiempo a aquello que es importante, evitando que aquello que no es ni necesario ni importante nos reste tiempo de trabajo.

Para encontrar qué tareas son relevantes, importantes o urgentes, basta con hacerse las siguientes preguntas:

            ¿Hace falta hacerlo?

            ¿Por qué hace o no hace falta?

            ¿Puedo hacerlo en otro momento?

            ¿Puedo hacerlo a la vez que otra cosa?

            ¿Hay una forma más sencilla de hacerlo?

Son preguntas que yo me hago, tal vez a vosotros os vendrían mejor otras, adaptadas a lo que pensáis o necesitáis.

¿Os parece útil esta entrada? ¿Hay algo más que queráis saber? ¿Hay algún punto que queráis aclarar? No dudéis en escribir los comentarios que os parezcan oportunos, o bien enviadme un correo a gabinete.sumar@gmail.com

Planificación I

Durante los últimos años me he dedicado a trabajar con personas. Como profesor, dando clases a niños y adolescentes, de distintas asignaturas; como preparador de oposiciones, aprovechando mi trayectoria de opositor; y como preparador “mental” o entrenador para que esas personas pudieran aprovechar mejor sus recursos, al margen de las concretas asignaturas que pudiera explicar.

El entrenamiento y preparación para que otras personas pudieran mejorar profesional y personalmente, al margen de los estudios, también ha sido parte de mi trabajo.

En este tiempo me he presentado a distintas oposiciones, sin aprobarlas. Analizando las causas de esos reiterados suspensos, me he terminado por preguntar ¿de verdad quería aprobar?

Lo cierto es que nunca he dedicado ni todo el tiempo posible ni toda mi atención a estudiar. Siempre han existido otras cuestiones que me han interesado más, en especial dedicando tiempo a mi familia.

Entonces…¿de verdad quería aprobar? He llegado a la conclusión final que no, que no quería aprobar porque lo que realmente me gusta hacer es esto, el coaching, en terminología actual; la preparación o entrenamiento mental.

El cambio de objetivo no significa que me arrepienta de lo que he hecho. Todo lo contrario. Pienso que cada paso que damos nos ayuda a crecer como personas, que tenemos derecho a cambiar de camino o de trayectoria profesional, o simplemente de opinión. Siempre obtengo experiencias positivas.

Dediqué tiempo a analizarme, a decidir qué quería hacer, a qué me quería dedicar, con qué meta estaba dispuesto a comprometerme. Esa meta es ésta, un gabinete de ayuda y de superación. Una vez establecida esa decisión fuerte, lo demás va desarrollándose fácilmente.

Voy a dedicar algunas entradas a la planificación. A cómo plantear los objetivos, las metas, cómo planificar y programar el futuro, como organizar el tiempo, cómo establecer las metas importantes, y como rechazar aquellas que no son importantes para nosotros. Con independencia de lo que piensen los demás.

Son muchos los libros y métodos dedicados a ayudar a planificar, a programar el trabajo para obtener objetivos. Uno de ellos, Plan Estratégico Personal, de Miguel Ángel Mañas Rodríguez, es realmente completo (http://goo.gl/LqtLq).

Ciertamente la planificación para conseguir objetivos puede enfocarse en cualquier ámbito de la vida, tanto en el profesional, como vital, emocional, de crecimiento personal, deportivo…

Voy a centrarme principalmente en el desarrollo de una planificación orientada a lo profesional, incluyendo aquí los estudios, especialmente cuando son la dedicación central de algunas personas (universitarios, estudiantes de formación profesional, opositores, estudiantes de bachiller y últimos cursos de Educación Secundaria).

Son cuatro las fases principales de la planificación: Decisión, Preparación, Acción y Mantenimiento o Finalización.

La planificación comienza por la decisión unida a la confianza; el absoluto convencimiento de que se va a lograr lo que se quiere, sin necesidad de ser perfecto.

La única actividad que no dará ningún resultado es la que no se inicia, lo más limitativo es la indecisión.

Para tomar la decisión de actuar, de perseguir un objetivo, es preciso previamente definir los objetivos a largo plazo, clarificar las metas. La mejor manera es formularse preguntas como las siguientes:

- Qué quiero: en qué área quiero mejorar, qué me gustaría cambiar.

- Por qué lo quiero.

- Qué va a mejorar en mi vida cuando alcance mi objetivo, que importancia tiene para mi esa mejora.

- A qué tengo que renunciar para alcanzar mi objetivo.

- Qué obstáculos exteriores e interiores (miedos, temores) existen.

- Cómo voy a lograrlo, que apoyos y recursos tengo.

De este modo se pueden delimitar los objetivos alcanzables, reales y deseados. Deben suponer un reto, siendo posibles, algo que nos atraiga y que nos seduzca, siendo alcanzable, posible.

Ten en cuenta que existen diferentes niveles de objetivos: de acción o inmediatos, de mejora de la situación o estado y objetivos vitales y de crecimiento personal. El método expuesto sirve para todos, pero la planificación concreta difiere, sobre todo en cuanto al horizonte temporal.

Una vez tomada la decisión de actuar, de perseguir una meta, pero antes de atacar la planificación concretamente, viene la fase de preparación, en la que cada objetivo se amplía y se desglosa en partes, en subobjetivos concretos para los que se establecerán plazos de consecución. Lo veremos otro día.

Solución de problemas

Para afrontar un problema,  para buscar su solución,  son necesarias o importantes dos competencias.

La primera contar con recursos mentales para organizar la búsqueda de soluciones y la ejecución de esa solución.

La segunda es la capacidad de reconocer el problema y de enfrentarse a él. Esa decir,  hace falta una aptitud que nos dará el conocimiento,  y una actitud, que nos permita enfrentarnos al problema sin bloquearnos y sin decaer.

La actitud ante los problemas determina la forma en que somos capaces de solucionarlos o de buscar alternativas en el caso en que no tengan solución.

Es conocido ese dicho acerca de los problemas: si tiene solución, para qué preocuparse; y si no tiene solución por qué preocuparse.

Bueno, la preocupación es propia del ser humano,  y denota deseo de anticipación a los problemas. Pero ese no es nuestro asunto hoy. Hoy el asunto es la ocupación.

De nada sirve dar vueltas a los problemas si no buscamos una solución o una alternativa.

Supongamos que tenemos un negocio, una tienda de ropa. Necesitamos contratar a un dependiente. Vienen dos personas, un chico con traje,  erguido, que mira de frente y cuyo currículum no incluye ventas, pero que nos asegura de palabra y actitud que dedicará el máximo esfuerzo a la tienda, a vender y a mantenerla en orden.

La segunda persona es una chica, bien vestida,  con la mirada en el suelo,  hablando bajo,  mirando su reloj. Tiene experiencia como dependiente. Cuando le preguntamos por su dedicación a la tienda nos dice que hará lo que pueda.

¿Con quién nos quedamos?

La diferencia es la actitud. La forma de afrontar los problemas.  En cada una de las facetas de la vida, la actitud es determinante, en mi opinión, de la posibilidad de éxito. Como en todos los caminos, no basta con planear la ruta, o con mirar el mapa, hay que ponerse a andar.

En primer lugar hay que identificar el problema real, para solucionarlo. Pero antes incluso de comenzar a buscar soluciones, hay que hacerse varias preguntas:

¿es importante de  verdad?

Solucionarlo, ¿mejorará mi vida (trabajo, estudio, relación…)?

Los pasos a seguir son:

         A.-       Descripción del problema, definirlo y formularlo, objetivamente.

         B.-       Valorar la intensidad de sentimientos asociados al problema.

         C.-       Determinar las características del problema: dónde, cuándo, cuantas veces, personas implicadas y sus acciones, qué sucede, porqué, qué hago yo, qué pienso, qué siento, dónde respondo, porqué respondo así...Se trata de buscar información sobre el problema, para comprenderlo en profundidad.

          D.-       Objetivos deseados, qué queremos.

          E.-       Redefinir el problema con una actitud positiva, describir los hechos sin ambigüedad.

          F.-       Buscar al menos tres soluciones.

          G.-       Valorar las soluciones en función de la dificultad y en función de sus consecuencias positivas o negativas.

          H.-       Seleccionar una solución y otra de reserva. Este es el momento de tomar decisiones, y confiar en que somos capaces de lograr el éxito.

          I.-         Elaborar planes de acción: Dónde, cuándo, lista de acciones, prever las dificultades. Es el momento de elaborar la planificación.

          J.-        Realizar el plan y evaluar.

Debemos darnos cuenta de que los problemas en la vida son normales, e inevitables. Sucederán sin duda, mayores o menores. Su solución pasa por confiar en que seremos capaces de superarlos, bien por resolverlos, bien por dejarlos pasar sin que nos afecten emocionalmente.

De nuevo recuerdo el mail del blog para que podáis preguntar dudas, si no queréis hacerlo en los comentarios, que están abiertos a todo el mundo: gabinete.sumar@gmail.com